Författare: Therese Reitan, lektor i offentlig förvaltning vid Södertörns högskola som gjort utbyte på Ekonomistyrningsverket (ESV), Enheten för statlig styrning.

Mitt utbyte startade i september 2019 och pågick till sista mars 2020. I utgångspunkten bestämde vi att jag skulle vara där en dag i veckan och att måndagar var en lämplig dag. Jag ville undvika fredagar eftersom dessa dels ofta är mindre mötes- och aktivitetsintensiva på de flesta arbetsplatser och jag skulle kanske få en något skev bild av vardagen på ESV, få färre möjligheter att hänga på olika möten och andra aktiviteter. Sedan var jag mån om att det även skulle ”märkas” att jag var borta från Södertörn, där fredagar ofta är en arbeta-hemma-dag för många lärare. Måndagar var bra eftersom ”min” enhet har korta avstämningsmöten på morgonen och det skulle ge mig en viss översikt över både arbetsuppgifter, kollegornas ansvarsområden och den kommande veckans aktiviteter.  

Att undvika att utbytet blir en extra stressfaktor är annars en av de stora utmaningarna, om man ska börja i den änden. Det är lätt hänt att utbytet läggs på allting annat och att man inte får ihop tillvaron. Så var det under en period, då det var mycket undervisning och annat som förväntades av mig på SH. Då fick jag hoppa över eller förkorta mina ESV-dagar, vilket gjorde att vi förlängde utbytesperioden med en månad. Det ska med en gång sägas att det inte var mottagarorganisationen som bidrog till någon stress. Tvärt om. Jag såg alltid fram emot att gå dit och det kändes väldigt avslappnande och inspirerande att vara där. Det fanns egentligen inga krav på mig, och det fanns en flexibilitet från bådas sida – vilket jag tror är helt nödvändigt för att utbytet ska bli bra.

Flexibiliteten handlade inte bara om val av dagar och möjligheter att ändra på schemat, men också innehållet i själva utbytet. Vi hade en ganska lös tanke om vad jag skulle göra och delta i. På ”min” enhet har de börjat arbeta med något som heter systemanalyser. Det vill i korthet säga att man försöker analysera verksamheter, fenomen eller problem utifrån ett helhetsperspektiv – och inte bara fokusera på enskilda organisationer eller myndigheter. Ett problem med den statliga styrningen, eller annan styrning för den del, är att man tenderar ”ratta och skruva” på en enskild verksamhet i taget – och missar då att man måste tänka på det sammanhanget organisationen befinner sig i och som den är beroende av för att åstadkomma vad det nu är. Systemanalyser är förstås intressanta i sig för en samhällsvetare, men de representerar samtidigt också en viss svängning i det som traditionellt ingått i den statliga (ekonomi)styrningen. Så mitt i allting var jag också med på en sorts paradigmskifte i förvaltningspolitiken – vilket ju var väldigt spännande. På slutet av min vistelse fick jag också vara med i en arbetsgrupp med kommunikationsenheten som skulle ta fram en visualisering och en sorts webbutbildning för systemanalyser. För enheten och myndigheten var detta något de var angelägna om att sprida. Som en del av mitt ”beting” under tiden på ESV bidrog jag med ett PM där jag beskrev ett tema som skulle kunna passa för en framtida ”fullskalig” systemanalys; nollvisionen i vägtrafiken. Målsättningen att ingen ska dö eller allvarligt skadas i trafiken är ganska enkel i sin utformning, men visionen rymmer en massa olika hänsyn, aktörer och verktyg som gör den svårstyrd.

Förutom arbetet med systemanalysen var det främst två andra uppgifter som jag arbetade med under utbytesperioden: ett remissvar om funktionshinderpolitiken och ett regeringsuppdrag att utvärdera hur statliga myndigheter har hanterat ändringarna i Föreskriften om årsredovisning och budgetunderlag, eller ”FÅB:en” som det heter bland de invigda. Remissvaret var en ganska lagom uppgift att börja med. Jag har varit involverad i remisskrivande tidigare och även funktionshinderpolitiken var delvis hemmaplan med tanke på min forsknings- och arbetslivserfarenhet inom den ”sociala sfären”.

När det gäller årsredovisningar och budgetunderlag har jag också varit ytligt inblandad i sådant tidigare, men hade ingen aning om att det fanns en föreskrift för hur en årsredovisning ska se ut – än mindre att denna föreskrift nyligen hade ändrats. Enligt den nya föreskriften förväntas myndigheterna i större grad redogöra för vad de har åstadkommit och inte bara vad de har ”producerat” samt göra utförligare analyser. Det kan tyckas smalt och nördigt, men rymmer också otroligt intressanta frågor om vad målet med verksamheten egentligen är och inte minst hur man mäter detta. Detta är något jag känner väl igen från min forskning om missbruksvården, som ju ofta har stora problem med att påvisa resultat generellt – än mindre effekter av just den egna insatsen. Under hösten fick jag vara med på ett nätverksmöte med controllers och liknande vid ett antal myndigheter, där de fick dela erfarenheter och ställa frågor om hur den nya FÅB:en egentligen ska tolkas. På slutet av vistelsen deltog jag i arbetet med att koda de inkomna årsredovisningarna för att kunna analysera eventuella förändringar. I det arbetet fanns det tydliga kopplingar till forskningsprocessen; här diskuterades definitioner och avgränsningar samt strategier för att säkra tillförlitligheten i kodningen när flera personer är inblandade.  

Ett utbyte bör inte vara för uppstyrd och organiserat. Det är bra att ha några konkreta uppgifter, särskilt i starten, men det bör lämnas utrymme för improvisation och möjlighet att hoppa på sådant som dyker upp. Ett råd är att hänga på om tillfälle ges att delta i möten, projektgrupper och olika events. Det betyder också att man bör släppa högt ställda ambitioner om artiklar, rapporter eller forskningsansökningar som ska komma ut av utbytet. Ibland råkar det bara hända saker som är relevanta för annat man håller på med: Jag är till exempel intresserad av lokaliseringsfrågor och den fysiska arbetsmiljön och då var det otroligt spännande att följa ESV:s ”flytt” till mindre lokalyta på samma adress och samtidigt införande av så kallad aktivitetsbaserad kontor under min vistelse. Sedan visade det sig också att ESV har ett uppdrag att följa lokalförsörjningen inom staten och sitter på data om just detta – vilket var direkt relevant för en forskningsansökan jag höll på med.

Att få inblick i en annan arbetsplats ger också plats till reflektion kring den egna arbetsplatsen. Hur fungerar stödfunktioner som IT och kaffeautomatsservice til exempel? Vad pratar folk om på lunchen? Hur är tonen i interna mail? Är det bullar eller frukt som är ”default” (eller både-och)? Jag konstaterade att vi har samma kaffeautomat på SH och ESV, men att servicen fungerar lite olika. Säger inget mer…

Kort sagt: alla borde få möjlighet till en utbytesperiod! Det är givande att byta miljö, få komma under ytan i en verksamhet utan att ha så mycket ansvar – och att lära sig något!